Alapvető műszaki és gazdasági ismeretek. BSc szintű hálózati és adatbázis, SQL ismeretek.

Az elektronikus dokumentum- és ügykezeléshez kapcsolódó adat-, rekord-, iratkezelési és archiválási ismeretek. A közigazgatásban használatos adatbázisok jogosultságkezelése, naplózása és adatbiztonsága. A hallgatók készségszintű ismereteket szereznek az elektronikus dokumentum- és iratkezelés, az adatbázisok területén, elektronikus közigazgatási példákon keresztül.

• Dokumentumok fajtái, iratkezelési formák osztályozása, használata.  Az elektronikus (e-) dokumentum- és tartalomkezelés kialakulása, fejlődése, az elektronikus dokumentumok típusai
• Az e-dokumentum- és tartalom/rekordkezelő rendszerek alapjai (A rendszerek típusai, dokumentumkezelés és rekordkezelés; aláírás és hitelesítés, időbélyegző)
• E-dokumentumkezelő rendszerek (részegységek, dokumentumtár, irattartó struktúra, osztályozás, indexelés, lekérdezés és visszakeresés, auditálás, biztonsági kérdések)
• Elektronikus rekordkezelő rendszerek (részegységek, az e-rekordkezelés, adattár, irattartó struktúra, osztályozás, indexelés, metaadatok, lekérdezés és visszakeresés, auditálás, biztonság, rekordok fizikai kezelése, műveletek)
• Szabványok, jogszabályi háttér (rekordkezelési szabványok, törvények, rendeletek, pl. adatvédelem, személyiségi jogok, információszabadság, elektronikus rekordkezelés, egészségügyi adatok kezelése stb.)
• Rekordkezelő rendszerek tervezésének és megvalósításának alapelvei (üzleti tevékenység elemzése, követelmények-meghatározás, rekordkezelési funkciók összegyűjtése, a rendszer tervezése, megvalósítása, értékelése)
• E-dokumentumtípusok létrehozása, kezelése (A felhasználói csoport/szervezet igényeinek felmérése, a szükséges dokumentumtípusok definiálása, az egyes dokumentumtípusokhoz a metaadatok meghatározása, a metaadatok struktúrájának kialakítása, a lekérdezési és visszakeresési módszerek kidolgozása, adatbázisok jogosultságkezelése, naplózása és adatbiztonsága stb.)
• Könyvtárstruktúra (típusai, a típuskiválasztás szempontjai, többszintű struktúrák)
• Lekérdezési és visszakeresési módszerek (Keresés tartalom alapján, egyszerű és összetett keresési módszerek, az eredmények megjelenítése, rendszeres/szabványosított lekérdezések, beszámolók generálása)
• Munkafolyamatok integrálása (A folyamatok elemzése, az integráció módjának megtervezése, levelek/e-levelek elektronikus kezelése, osztályozása, indexelése, papír alapú anyagok beolvasása /szkennelés/, szétosztása, archiválása stb.)
• Felhasználói interfészek, mobil használat (felhasználói felületek, tervezési szempontok, metaadatok megjelenítése navigáció, keresés)
• Az e-dokumentum- és tartalomkezelés alkalmazási területei (Vállalati rendszerek, közigazgatás, kormányzat, önkormányzat, könyvtárak, levéltárak, oktatási intézmények, múzeumok, egészségügy, egyesületek stb.)
• Az e-dokumentum- és tartalomkezelés alkalmazása az elektronikus közigazgatásban

A gyakorlati órák tartalma:

• e-dokumentumkezelési alapok (pl. levelek, címlisták, körlevelek készítése)
• Dokumentumok tartalomkezelése (pl. kivonatolás, indexelés)
• adatkezelési alapfunkciók (keresés, letöltés, beszámoló készítése, stb.)
• Közigazgatásban használatos űrlapok és formanyomtatványok szerkesztése
• Elektronikus űrlap nyomtatványok kitöltése (pályázati űrlapok használata, profilok
• szakmai önéletrajzok szerkesztése
  

a.  A szorgalmi időszakban: egy zárthelyi. A félévi követelmény a zárthelyi jobb, mint 40%-os teljesítése.

b.  Az aláírás feltétele a zárthelyi (beleértve a pótló zárthelyiket is: lásd a következő pontban) legalább elégséges szintre történő megírása.

c.  A vizsgaidőszakban: elégséges vizsga

d.  Elővizsga: feltétele legalább jó (4) zárthelyi eredmény.

e.  Opcionálisan a tárgy előadói által felkínált féléves feladat elkészítése is vállalható.

A zárthelyi pótlása: a szorgalmi időszakban tartott pótzárthelyin lehetséges, továbbá azok számára, akiknek nem sikerült sem a zárthelyi, sem a pótzárthelyi: a pótlási időszakban 1 alkalmat biztosítunk a pótlásra. Az aláírás feltétele valamelyik zárthelyi (első vagy a pót- vagy a pótpót-zárthelyi) legalább elégséges szintre történő teljesítése.

A tárgy előadójával személyesen egyeztetett időpontban.

A hallgatók számára elérhetővé tesszük az előadások prezentációs anyagait.

Ajánlott irodalom:

1. Steve Bailey: Managing the Crowd: Rethinking Records Management for the Web 2.0 World, Facet Publishing, 2008.
2. Azad Adam: Implementing Electronic Document and Record Management Systems, Auerbach Publications, 2007.
3. Nancy Flynn: The e-Policy Handbook: Rules and Best Practices to Safely Manage Your Company's E-Mail, Blogs, Social Networking, and Other Electronic Communication Tools, Amacom, 2009.