Elektronikus levelezési kódex

Egyre inkább elektronizálódunk. Ennek egyik fontos része az elektronikus levelezés (email) használata. Az Internet demokratikus intézmény. Kötelezettségek alig vannak, szabályok, előírások az információcserét lehetővé tévő szabványokon túl jószerivel nincsenek. Ajánlások azonban léteznek - ezek betartásával hatékonyabban használhatjuk eszközeinket, és kevésbé terheljük levelezőpartnereinket.

1. Ha van elektronikus mail-ünk, akkor azt használjuk is: lehetőleg naponta, de legalábbis hetente kétszer olvassuk el. A hagyományos postaládát sem szoktuk hagyni megtelni levelekkel - ne hagyjuk az elektronikusat sem.
2. Ha több email-címünk is van, akkor irányítsuk át egyikbe az összeset. Máskülönben elolvasatlan levelek "porosodhatnak" egyikben-másikban, mialatt a küldő azt hiszi, rendben megkaptuk.
3. Ha legalább egy hétig külföldön vagyunk, akkor - ha kell, akkor a rendszer-adminisztrátor segítségével - állítsunk be automatikus válasz-üzenetet. Erre a legtöbb rendszer egyszerű lehetőséget kínál. Az üzenet tájékoztatja a küldőt, hogy a küldemény megérkezett, de csak adott idő múlva tudjuk elolvasni. Hazatérve viszont azonnal szüntessük meg ezt a beállítást.
4. A fontos email-ekre válaszként írjunk vissza pár szót akkor is, ha éppen nem tudunk intézkedni, hogy a küldő tudja: üzenete célba ért, és írjuk oda azt is, hogy várhatóan mikor jutunk hozzá. Az udvariasságon túl ezzel csökkentjük az esetleges hamisított (más nevében küldött) üzenetek fel nem ismerésének veszélyét is.
5. Ne legyünk 100%-ig biztosak abban, hogy egy vissza nem pattanó üzenet biztosan célba ért. Az Internet szerencsétlen hibája, rendszerösszeomlás, véletlenül elolvasás nélkül letörölt üzenet mind azt eredményezheti, hogy a fogadó fél nem is tud az üzenetről, annak küldőjéről vagy tartalmáról.
6. A válasz nyugodtan lehet rövid, lényegretörő. Az elektronikus üzenet általában rövidebb, mint egy levél - tárgyszerű, sokszor csak pár szóból áll. Felesleges túl sok sallanggal megtölteni. Udvarias megoldás ugyanakkor, különösen ha nem rögtön válaszolunk, hogy a válasz előtt ">" jelekkel a sorok elején megismételjük azt a bekezdést (de csak azt), amire éppen reagálunk.
7. Az elektronikus üzeneteket a kiküldés előtt még egyszer olvassuk át, és szerkesztőprogrammal javítsuk, ahol kell. Nagyon rossz benyomást kelt az összecsapott, melléütésekkel tele üzenet.
8. Az elektronikus üzenetek illemszabályaiba jól belefér, hogy tájékoztatásul a címzetten kívül Cc:-vel másnak is elküldjük az üzenetet, ha megítélésünk szerint jó, ha ő is tud róla. A Bcc:-t nagyon csínján használjuk: ennek jelentése az, másolatot küldünk ugyan róla, de nem akarjuk, hogy a címzett erről tudjon.
9. Személyes jellegű levelet ne küldjünk sok embernek másolatban, mert ez sértő. Például a karácsonyi üdvözlet Cc:-zése többeknek modortalanság.
10. A sok embernek egyszerre küldött információs üzenetben nagyon zavaró, ha minden cím egymás után megjelenik, mert sokszor lapozgatni kell, mielőtt a tényleges üzenethez érünk. A Bcc: viszont erre kiválóan használható. Ha azonban rendszeresen küldünk ilyen üzenetet, a lista szerver használata a jó megoldás.
11. Az elektronikus mail-t könnyű elküldeni akár többször is, ezért csábító, hogy gátlás nélkül mindenféle üzeneteket küldözzünk szerteszét. Ezzel legyünk óvatosak: a túl sok üzenet feleslegesen terheli az olvasót, és a megérkező email-eket ugyanolyan könnyű cím szerint törölni, mint elküldeni. Vigyázzunk, arra is, hogy a mail-küldés egyszerűsége ne csábítson arra, hogy túl sok kérdéssel, szöveggel terheljünk másokat.
12. Email-listákra küldött üzeneteknél mérlegeljük, mi a cél, aminek érdekében ezt a listát létrehozták, és ettől eltérő témákban ide ne írjunk. Így nem illik munkahelyi információs listákra lakáscsere vagy eladási hirdetményeket küldeni, egyesületi listákra (nem vitafórumokra) partikuláris kérdéseket küldeni, vagy személyes üzenetekre itt válaszolni. Gondoljuk meg, hány olyan ember kaphatja meg ezeket, akit nem érint... ha mindenképpen szeretnénk az üzenetet elküldeni, akkor vegyük a fáradságot, és válogassuk ki azok címeit, akiknek tényleg jó, ha elmegy.
13. Az üzenetekben mindig töltsük ki a "Subject:" mezőt. Ezzel segítjük a címzettet leveleinek nyilvántartásában.
14. Ha információra van szükségünk, email küldése előtt próbálkozzunk a WWW böngészésével. Ma már sok minden elérhető a munkahelyi és egyéni WEB-lapokon. Nem kellemes mérgelődő üzenetet kapni, miszerint a WEB-en minden könnyen megtalálható...
15. A megkapott, elintézendő üzeneteket mielőbb másoljuk át egy helyi postafiókba: a mail szerver mailbox-ában üzeneteket hosszabban tárolni nem tanácsos.
16. Automatikus aláírásunk ("signature") legyen rövid és informatív. A feleslegesen hosszú szövegek, ábrák minden üzenettel történő szétküldése feleslegesen terheli az olvasót és a hálózatot. Ugyanígy kapcsoljuk ki az üzenetek HTML-ben való megismétlését is, mert ez feleslegesen terheli az olvasót.
17. Ha feltételezhetjük, hogy a címzett az elküldött üzenetet elolvasás előtt úgyis kinyomtatja, akkor gondoljuk meg, nem megfelelőbb-e nyomtatott levelet vagy xerox-másolatot küldeni neki (különösen, ha az illető a saját munkahelyünkön van, vagy az üzenet megérkezési sebessége nem kritikus). Az egyenkénti nyomtatás drágább mint a xerox, és a címzettet is sokkal jobban terheli, mint minket.
18. Vegyük tudomásul, hogy az elektronikus levélben a szöveges üzenet a szabványos, például a csatolt Word-állomány vagy Excel-állomány nem. Lehet, hogy a címzettnek nincs is megfelelő olvasó programja - egyeztessünk előre, és ne próbáljuk a másikat adott programok használatára kényszeríteni. Ráadásul a szöveg garnatáltan vírusmentes - a csatolt állomány elolvasása mindig kockázattal jár.
19. Az állomány-(file-)küldés csak akkor indokolt, ha fontos a formátum, vagy a címzett feltehetőleg szerkeszteni akar benne. Különben küldjünk "tiszta" szöveget: például a Word-ből exportáljuk text-ként (megfelelően keskeny, mondjuk max. 65-70 karaktert tartalmazó margóval, minden sor végén "hard" sorvége-jellel, hogy a mail-ben jól olvasható legyen), és a mailer-be olvassuk be szövegként (NEM pedig attachment-ként). A melléklethez mindig írjunk néhány szó magyarázatot - a kísérőszöveg nélkül elküldött csatolmányok egy részét a spam szűrők automatikusan eldobják, és az olvasó is ezt teheti.
20. Ha a címzett csak olvasni fogja az elküldött állományt, használjunk pdf formátumot: ez biztonságosabb, és tömörebb is, mint a Word állomány.
21. Ha magyarul írunk, akkor küldjünk lehetőleg ékezetes üzenetet. Korábban csak az angol ABC használata volt biztonságos, de ma már a levelező-rendszerek nagy része ún. MIME-kompatibilis, vagyis az ékezetes szöveg is megbízhatóan elmegy, és a célban megfelelően olvasható.
22. Nagyméretű üzeneteket (40 kByte mintegy 25 régi - 1250 leütéses - szabványoldalnak felel meg!) lehetőleg web szerverünkre (vagy egy freemail-es web szerverre) kitéve és a címet elküldve juttassunk el a címzettnek. A mailer-ek egy része túlterhelődhet ugyanis a túl nagy mail-ektől, és ezzel sokaknak nagyon kellemetlen perceket okozhatunk. Nem is beszélve a modemes bejelentkezőkről: 1 MByte letöltése, ha egyáltalán sikerül, 14400 kbaud-dal mintegy 3 perc, ami sokszor felesleges idő- és pénzkidobás. Képeket, video-részleteket, hangos üzeneteket pedig csak a címzettel előre megbeszélve küldjünk.
23. Az állomány-(file-)küldés egyik legnagyobb veszélye az, hogy a dokumentumokban vírus lehet. Ezért gondosan ellenőrizzük elküldés előtt vírusellenőrzővel az állományainkat. Keserű viták forrása lehet, ha levelezőpartnerünk számítógépét mi fertőzzük meg.
24. A Word-nek több verziója, a korábbi változatoknak több fontja is létezik. Ezért udvariasabb, általában könnyebben használható és kevésbé vírusveszélyes is, hogy ha *.doc állományok helyett *.rtf állományokat küldünk (ez a Word-ből "Save as" vagy "Mentés másként" menüpont alatt "Rich Text Format"-ként érhető el). Ez azonban sajnos nem küszöböli ki a vírusokat. Bizonyos vírusok ugyanis a dokumentum mentésekor az rtf állományokba észrevétlenül doc tartalmat írnak, a Word ezt nem veszi észre, és azonnal terjeszti a fertőzést. Az igazi rtf állományok egyébként tiszta szövegállományok: szerencsére egyszerű szövegszerkesztővel könnyen ellenőrizhető is, hogy tartalmuk nem bináris-e. Ha az RTF állomány cseréje valamiért nem megfelelő (pl. a táblázatok sérülnek, stb), akkor email-en közvetlenül megegyezhetünk a kettőnk számára legjobb formában.

Az elektronikus mail használatával kapcsolatos műszaki tudnivalókat az Elektronikus levelezési szabvány tartalmazza.